Hình thức chấm công cho nhân viên một cách thủ công như ngày xưa đã gây ra rất nhiều khó khăn cho cả người quản lý và nhân viên. Chính vì vậy máy chấm công vân tay ra đời đã phần nào giải quyết được nhiều thắc mắc họ. Nó giúp bạn quả lý được thời gian ra làm việc của nhân viên một cách chính xác trực tiếp thông qua dấu vân tay. Từ đó, hình thành cho mỗi nhân viên một kỹ năng đúng giờ trong công việc. Với sự phát triển và nhiều tiện ích như vậy, việc sắm ngay cho doanh nghiệp, công ty mình một thiết bị công nghệ chấm công là cần thiế. Hãy theo dõi bài viết sau đây để có thêm nhiều kinh nghiệm chọn máy nhé.
1. Máy chấm công vân tay là gì?
Máy chấm công vân tay là một thiết bị sử dụng công nghệ sinh trắc học vân tay để chấm công cho từng nhân viên dựa vào dấu vân tay của họ. Thiết bị này sử dụng các thuật toán xử lí hình ảnh để xác nhận dấu hiệu riêng của từng dấu vân tay.
2. Máy chấm công hoạt động như thế nào?
Máy chấm công vân tay được hoạt động cũng rất đơn giản. Trước tiên, bạn sẽ thực hiện đăng kí dấu vân tay lên máy và nhập thông tin cá nhân của mình vào. Sau đó xác nhận lại dấu vân tay một lần nữa. Dấu vân tay sẽ được lưu trữ trên máy chấm công và quản lý trên bộ nhớ của máy.
Khi chấm công, bạn chỉ cần đặt ngón tay đã dùng để đăng ký dấu vân tay lên vùng đặt dấu vân tay. Máy sẽ tự động quét và so sánh với những dấu vân tay đã được đăng kí trước đó. Nếu dấu vân tay của bản trùng khớp với những dấu vân tay đã được đăng kí , máy sẽ hiển thị thông báo chấm công thành công và lưu lại dữ liệu vào bộ nhớ máy, chuyển về máy tính.
Hàng tháng, phần mềm chấm công trên máy tính sẽ tổng hợp các dữ liệu mà máy chấm công thu được xử lý và xuất ra các báo cáo chấm công theo yêu cầu của người dùng.
3. Các loại máy chấm công
Trên thực tế hiện nay, khi nói chung chung về máy chấm công sẽ gây ra nhiều bối rối cho người dùng. Nhưng dựa vào sự phân loại các bạn có thể nhận dạng và lựa chọn dễ dàng hơn. Dưới đây là các loại máy chấm công phổ biến hiện nay, được chia làm 2 loại chính:.
3.1. Máy chấm công cơ học
Đây là máy chấm công bằng thẻ giấy. Sau khi chấm công, thời gian làm việc ra vào công ty của bạn sẽ được in trực tiếp lên thẻ giấy chấm công. Hàng tháng bạn thực hiện việc chấm công hoàn toàn thủ công trước rồi mới đưa vào xử lí bằng phần mềm.
3.1.1. Ưu điểm
- Thời gian chấm công nhanh, không quá 2s cho một lượt chấm công.
- Chi phí rẻ hơn các loại máy khác.
- Hay đi kèm tính năng chuông báo giờ vào ca và ra ca.
3.1.2. Nhược điểm
- Tốn tiền mua thẻ giấy và thay mực in.
- Có thể xảy ra tình trang chấm công hộ.
- Dữ liệu tổng hợp thủ công mất nhiều thời gian, có thể sai sót.
- Nếu quên thẻ hoặc thẻ bị cong, bị ướt không thể chấm công được.
3.2. Máy chấm công điện tử
Máy chấm công điện tử là thiết bị chấm công dựa vào ID nhân viên và dấu hiệu nhân diện nhân viên được lưu vào bộ nhớ máy. Khi chấm công, bạn chỉ cần các nhận danh tính đã đăng ký. Thời gian chấm công của bạn sẽ được lưu trực tiếp vào bộ nhớ máy chấm công. Sau đó, các dữ liệu sẽ chuyển về máy tính để tổng hợp xử lý bằng phần mềm một cách tự động theo yêu cầu của người dùng.
Máy chấm công điện tử được chia làm 3 loại: máy chấm công thẻ từ, máy chấm dựa vào vân tay, nhận diện khuôn mặt,….
- Máy chấm công bằng thẻ từ: Là thiết bị chấm công bằng cách dùng thẻ công nhân để chấm công. Loại máy này tích hợp 2 tính năng vừa kiểm soát ra vào cửa và cả thang máy. Tốc độ chấm công bằng thẻ từ được công nhận là nhanh nhất hiện nay.
- Máy chấm công bằng vân tay: Là thiết bị chấm công bằng cách quét dấu vân tay của từng người. Phương pháp này có ưu điểm nổi bật như: độ chính xác 100%, bảo mật tốt và tránh được các tình trạng gian dối.
- Máy chấm công bằng khuôn mặt: Là thiết bị chấm công được trang bị bộ vi xử lí cấu hình cao, tích hợp camera độ phân giải cao để nhận diện khuôn mặt. Phương thức này có tính bảo mật cao nhất hiện nay.
3.2.1. Ưu điểm:
- Việc tổng hợp và xử lí hoàn toàn tự động, nhanh chóng chính xác.
- Đảm bảo bảo mật, an toàn và tránh được tình trạng gian dối.
- Chấm công điện từ có nhiều phương thức để chấm công.
3.2.2. Nhược điểm:
- Đối với chấm công bằng thẻ từ có thể chấm công hộ, giá loại này rất cao.
- Đói với chấm công sinh trắc học có thể xảy ra tình trạng lỗi do dấu vân tay bị mờ, hoặc bạn mặc đồ bảo hộ máy không nhện diện được bạn.
4. Máy chấm công vân tay có gì nổi bật?
Máy chấm công vân tay là một cách quản lý hiện đại, hạn chế được nhiều bất cập trong việc quản lí nhân viên như: tranh cãi về lương, ăn cắp thời gian làm việc của công ty,…So với những quy trình chấm công thủ công ngày xưa thì chấm công bằng vân tay không thể gian lận được.
Đặc biệt, máy chấm công vân tay cũng nổi trội hơn so với các hình thức chấm công bằng thẻ, mã số. Nó có thể hoạt động độc lập không cần sự hỗ trợ của bất kì ai.
Cuối tháng dữ liệu chấm công của nhân viên sẽ được xử lí tự động bằng máy tính, xuất ra file excel.
Đây là những lí do máy chấm công vân tay ngày càng được nhiều người biết đến và được xử dụng nhiều ở các công ty, doanh nghiệp.
5. Những lưu ý khi chọn mua máy chấm công vân tay
Mỗi loại máy chấm công vân tay đều được tích hợp sẵn những tính năng khác nhay tùy thuộc vào dòng máy và hãng sản xuất. Tuy nhiên, khi lựa chọn mua máy chấm công vân tay bạn đều cần tìm hiểu các thông tin như dưới đây.
5.1. Nhu cầu sử dụng
Trước khi chọn mua máy chấm công vân tay, bạn phải biết được đối với mô hình công ty bạn đang ở mức nào. Đối với những doanh nghiệp nhỏ lẻ, việc lựa chọn có thể dễ dàng hơn những doanh nghiệp lớn với số lượng nhân viên nhiều. Tuy nhiên, đối với mô hình lớn hay nhỏ, máy chấm công vân tay luôn là sự lựa chọn tốt nhất cho bạn.
5.2. Chức năng của máy
Một máy chấm công có thể kết hợp được nhiều tính năng vào trong máy. Không chỉ đơn thuần là việc chấm công, nó còn có thể kiểm soát việc ra vào công ty trong giờ làm việc. Tuy nhiên có nhiều loại máy chỉ thực hiện đều này khi thực hiện quét vân tay. Vì vậy, tuy theo mục đích sử dụng để bạn lựa chọn sản phẩm phù hợp với hình thức hoạt động của doanh nghiệp nhé.
5.3. Dung lượng bộ nhớ
Lựa chọn dung lượng bộ nhớ máy chấm công phụ thuộc vào số lượng nhân viên công ty. Khi số lượng nhân viên càng nhiều thì bạn nên lựa chọn máy có dung lượng lớn và dự trù việc có thể bổ sung thêm nhân lực vào những năm tới.
Máy chấm công vân tay dung lượng cao thường được tích hợp chip xử lí quét tốc độ cao và thuật toán xử lý vân tay tốt hơn các máy chấm công loại dung lượng thấp.
5.4. Khả năng kết nối với máy tính
Máy chấm công vân tay đòi hỏi khả năng kết nối với máy tính. Vì bạn sử dụng phần mềm thông qua kết nối với máy tính để quản lí và kiểm soát dữ liệu lưu trữ nhanh. Khi chọn mua, bạn nên tìm hiểu nó sẽ kết nối với máy tính qua dây cáp, hay wifi. Toàn bộ dữ liệu được lưu bạn có thể kiểm trao online được hay không. Hay chỉ khi kết nối qua mạng LAN mới xem được để có những biện pháp phòng khi mất điện.
5.5. Thương hiệu và giá cả
Thương hiệu sản phẩm ảnh hưởng rất nhiều đến chất lượng và uy tín. Một số thương hiệu uy tín cũng như chính sách bảo hành tốt cho người sử dụng như: Ronal Jack, Zkteco, Wise Eye, Superma.
Cuối cùng, giá sản phẩm là yếu tố quyết định đến việc bạn có mua hay không. Một chiếc máy chấm công vân tay hiện nay có giá giao động dưới 5 triệu đồng sẽ đáp ứng được các yêu cầu của doanh nghiệp.
6. Máy chấm công vân tay loại nào tốt?
6.1. Máy chấm công vân tay loại nào tốt – Ronald Jack x628c
Máy chấm công vân tay Ronald Jack x628c sở hữu khá nhiều tính năng tiện ích cho công việc chấm công và quản lý nhân viên. Máy tích hợp cả 2 phương thức chấm công bằng vân tay và chấm công bằng thẻ từ.
Thiết kế hiện đại, nhỏ gọn có thể cùng lúc 10 vân tay trong vòng một giây và độ chính xác lên đến 99%. Bộ nhớ lưu trữ lớn có thể lưu được 3000 dấu vân tay rất thích hợp cho những doanh nghiệp vừa và nhỏ. Khi tay bạn bị trầy xước hoặc ra mồ hôi vẫn quét được dấu vân tay của bạn.
Máy chấm công vân tay Ronal Jack x628c được kết nối trực tiếp với máy tính thông qua mạng TCP/IP và việc xuất lile Excel cũng rất dễ dàng.
Chế độ bảo mật của loại máy này rất tốt. Chỉ những người có quyền admin mới được phép truy cập và hệ thống và điều chỉnh thông tin như việc thêm hoặc bớt nhân sự.Nó cũng rất linh động trong việc quản lý ca làm việc, giờ giấc làm việc tăng ca của nhiều nhân viên khác nhau. Luôn thực hiện một cách chi tiết và chính xác.
6.1.1. Ưu điểm
- Thiết kế nhỏ gọn và linh hoạt.
- Tốc độ quét nhanh, dung lượng lưu trữ lớn.
- Một người có thể quét 10 dấu vân tay.
- Lưu trữ và xuất file chính xác, nhanh chóng.
- Tính năng an toàn bảo mật tốt.
6.1.2. Nhược điểm
- Hạn chế sử dụng ở những công ty có quy mô lớn.
- Giá bán hơi cao.
Giá bán: 3.100.000VNĐ giảm còn 2.790.000 VNĐ ( giảm 10%)
6.2. Máy chấm công vân tay loại nào tốt – Ronald Jack x628 Pro
Máy chấm công Ronald Jack x628 Pro là phiên bản cải tiến sau khi Ronald Jack x628 ra đời. Phiên bản Pro thực hiện việc kết nối dữ liệu phải thông qua Internet rồi tiếp tục thông qua Webserver. Việc này giúp quản trị có thể xem và điều chỉnh dữ liệu mọi lúc cần.
Sử dụng Chip xử lý Intel thế hệ mới của Mỹ, giúp cho việc xử lý các yêu cầu nhanh chóng hơn. Cùng với bộ nhớ lưu trữ cực lớn khoảng 10.000 lần quét dấu vân tay.
Ngoài ra, nó còn được trang bị thêm nhiều tính năng hỗ trợ như: ngôn ngữ tiếng việt, hỗ trợ kết nối USB, chức năng hẹn giờ, mở máy và chuông thông báo.
6.2.1. Ưu điểm
- Sử dụng Chip Intel thế hệ mới.
- Bộ nhớ lưu trữ khủng.
- Hỗ trợ nhiều tính năng tiện ích đi kèm.
- Thiết kế nhỏ gọn, bảo mật cao.
- Dữ liệu trong máy sẽ không bị mất khi bị ngắt điện đột ngột.
6.2.2. Nhược điểm
- Giá bán khá cao.
- Chỉ áp dụng cho doanh nghiệp vừa và nhỏ
- Khả năng quét không nhạy, khi vân tay bị trầy hoặc ướt
Giá bán: 3.500.000 VNĐ
https://shopee.vn/M%C3%A1y-ch%E1%BA%A5m-c%C3%B4ng-Ronald-Jack-X628-Pro-i.82133690.6218625747
6.3. Máy chấm công vân tay loại nào tốt – Ronald Jack DG600
Máy chấm công Ronald Jack DG600 tiếp tục là một sản phẩm đến từ Malaysia của Ronald Jack. Nó cũng được trang bị Chip xử lí công nghệ cao Intel mới nhất đến từ Mỹ.
Nó có khả năng cài đặt việc chấm công theo ca và dữ liệu không bị mất khi cúp điện. Công suất 1000 dấu vân tay và khả năng bảo mật dữ liệu rất cao.
Mặc dù so với 2 phiên bản trên, bản DG600 có giá bán trên thị trường thấp hơn những nó vẫn đảm bảo mang lại một máy chấm công đáp ứng được mọi nhu cầu sử dụng của người mua.
6.3.1. Ưu điểm
- Sở hữu thiết kế nhỏ gọn.
- Hoạt động linh hoạt, kiểm soát mọi dữ liệu tốt.
- Công suất 1000 dấu vân tay.
- Có thể xem và xuất dữ liệu qua mạng internet và dữ liệu vẫn được lưu giữ nếu bị cúp điện.
6.3.2. Nhược điểm
- Chỉ dùng ở các doanh nghiệp vừa và nhỏ.
- Khả năng quét khi tay bị ướt hoặc trầy xước không được.
- Dung lượng bộ nhớ thấp.
Giá bán: 2.290.000 VNĐ giảm còn 2.175.000 VNĐ (giảm 5%)
6.4. Máy chấm công vân tay loại nào tốt – ZK Teco K50
Máy chấm công vân tay ZK Teco K50 là một sản phẩm được đánh giá bán chạy nhất tại các cửa hàng hệ thống Phong Vũ. Được trang bị công nghệ Firmware 2018 – Biokey V10.0 tiên tiến và hiện đại. Giúp cho việc quét vân tay và quét thẻ nhanh nhất có thể.
Sản phẩm này mang thiết kế độc đáo. Ngoài ra còn được trang bị một số tính năng hỗ trợ như:tính năng tự động mở tắt máy thông qua việc hẹ giờ vừa an toàn vừa tiết kiệm điện, tính năng tích hợp âm thanh và mật khẩu bảo vệ, khả năng lưu dữ liệu tự động phòng khi gặp sự cố.
6.4.1. Ưu điểm
- Thiết kế độc đáo, khả năng bảo mật cao.
- Có thể cài đặt với phầm mềm chấm công ZKTime.Net 3.0.
- Tích hợp pin lưu điện, sử dụng được tới 6h khi mất điện.
6.4.2. Nhược điểm
- Chỉ phù hợp với doanh nghiệp vừa và nhỏ
- Dung lượng bộ nhớ thấp.
Giá bán: 2.050.000 VNĐ
https://phongvu.vn/may-cham-cong-van-tay-zk-teco-k50-s1602565.html
6.5. Máy chấm công vân tay loại nào tốt – Wise Eye WSE 808
Máy chấm công vân tay Wise Eye Wse 808 đến từ Malaysia của thương hiệu Wise Eye. Nó có dung lượng lưu trữ vân tay khá lớn, khoảng 3000 vân tay, lưu được 100.000 lần chấm công.
Wise Eye Wse 808 được thiết kế tích hợp 2 tính năng nhận diện vân tay và thẻ cảm ứng. Khi chấm công bằng cách quẹt thẻ cảm ứng, nó có thể lưu được khoảng 3000 thẻ.
Máy chấm công kết nối với máy tính thông qua cổng RS -232/485, TCP/IP 808 với tốc độ xử lí nhanh, ổn định. Bạn có thể lấy dữ liệu qua USB hoặc từ máy tính thông qua mạng Internet.
6.5.1. Ưu điểm
- Dung lượng bộ nhớ lớn.
- Tích hợp cả 2 tính năng quét vân tay và thẻ cảm ứng.
- Có thể lấy dữ liệu từ xa qua mạng Internet.
- Thiết kế nhỏ gọn, tốc độ xử lí nhanh và tuổi thọ cao.
6.5.2. Nhược điểm
- Chỉ phù hợp dùng cho các văn phòng và công ty.
- Giá bán khá cao.
Giá bán: 3.000.000 VNĐ
6.6. Máy chấm công Vân tay loại nào tốt – Bosser C129
Máy chấm công vân tay Bosser C129 là một chiếc máy chấm công sử dụng vân tay được nhiều người yêu thích nhờ khả năng hoạt động ổn định. Với tốc độ cực kì nhanh chóng chỉ 0.2 giây/ lần chấm công. Sử dụng thuật toán nhận diện vân tay rất chính xác thông qua những bản ghi hình được lưu trữ trong bộ nhớ máy.
Bosser C129 sở hữu thiết kế nhỏ gọn và được trang bị nhiều công nghệ hiện đại. Có 2 phương pháp xác minh chấm công qua vân tay và mật khẩu cá nhân.
Có nhiều cổng kết nối đa dạng như TCP/IP, USB,… giúp quản lý dữ liệu một cách dễ dàng.
6.6.1. Ưu điểm
- Trang bị Sensor đầu đọc thế hệ mới chống trầy xước, mài mòn.
- Tên người chấm công được hiển thị trên màn hình máy.
- Màn hình màu cực sáng TFT 2.4 inch.
- Tốc độ xử lí nhanh, chính xác.
6.6.2. Nhược điểm
- Chỉ sử dụng tại các doanh nghiệp vừa nhỏ.
Giá bán: 3.300.000 VNĐ
https://phongvu.vn/may-cham-cong-van-tay-bosser-c129-s18120149.html
7. Máy chấm công vân tay giải quyết được những vấn đề gì?
Hầu hết chỉ có những đối tượng công ty, doanh nghiệp kinh doanh mới sử dụng máy chấm công vân tay. Và những lợi ích máy chấm công này mang lại như sau:
- Việc chấm công trở nên đơn giản và nhanh chóng, kết quả minh bạch, chính xác.
- Người quả lý nhân viên sẽ dễ dàng kiểm soát, kiểm tra ngay trên điện thoại, máy tính bất cừ lúc nào, không cần phải chờ đợi kết quả báo cáo từ đơn vị quản lý nhân sự.
- Dữ liệu chấm công được kết nối với máy tính, có thể xuất ra file Excel đơn giản.
- Sử dụng máy chấm công giúp tiết kiệm nhiều chi phí và thời gian cho doanh nghiệp.
- Tự động hóa việc chấm và tính lương cho nhân viên nhanh, chính xác.
8. Hướng dẫn cách sử dụng máy chấm công vân tay
8.1. Cách đăng kí
Các bước sử dụng máy chấm công vân tay khá đơn giản, gồm các bước cơ bản sau:
- Bước 1: Người sử dụng nhấn và giữ phím M hoặc OK. Màn hình sẽ hiện thị ra các danh mục chính, bấm chọn ” Người sử dụng”
- Bước 2: Giao diện con sẽ hiện ra, các bạn kích chọn “Người sử dụng mới”.
- Bước 3: Nhập các thông tin cá nhân sau đó đăng kí và xác nhận dấu vân tay. Thực hiện cho đến khi máy thông báo bạn đăng kí thành công.
8.2. Kết nối phần mềm chấm công bằng Internet
- Bước 1: Khi mở máy, trên giao diện màn hình máy chấm công các bạn chọn mục Thiết lập liên kết.
- Bước 2: Giao diện thiết lập liên kết được mở ra chọn Ehternet đối với mạng có dây. Sau đó hoặc chọn Mạng không dây nếu máy chấm công có chức năng Wifi để khai IP.
- Bước 3: Đối với mạng có dây, các bạn chỉ cần cung cấp đúng địa chỉ IP trùng với dải địa chỉ mạng trong công ty hay doanh nghiệp của bạn. Sau đó nhấn OK để lưu lại. Đối với mạng không dây, các bạn chọn Wifi của công ty và nhập mật khẩu vào.
Lưu ý:
- Đối với mạng có dây, nếu công ty bạn có rất nhiều dải mạng. Bạn nên chọn dải mạng nào của máy tính có cài đặt phần mềm chấm công bằng vân tay nhé.
- Đối với mạng không dây, nếu bạn muốn đặt IP tĩnh trên máy chấm công. Hãy thực hiện thao tác tương tự như đối với máy chấm công có dây.
9. Tổng kết
Hiện nay, hầu hết các doanh nghiệp, công ty đều sử dụng máy chấm công vân tay. Bởi, máy này giải quyết nhiều vấn đề khó khăn trong việc quản lý của họ. Mặc khác, đây là một thiết bị công nghệ linh hoạt, nhanh chóng và giá cả cũng không quá cao nhưng lợi ích mang lại rất nhiều. Qua bài viết này, Blogdanhgia.com hy vọng sẽ giúp bạn tìm ra máy chấm công đáp ứng được mục đích mà mình đang tìm kiếm.
Khánh Kim tổng hợp